訪問先のエントランスを入ると、カウンターには電話や受付システムの端末のみというオフィスも、最近は珍しくなくなりました。受付業務の負荷軽減やオフィスのリニューアル・移転をきっかけに、受付システムの導入を検討するお客様も多いようです。
2014年にリリースされた M-SOLUTIONS の Smart at reception も、そんな受付システムのひとつ。端末には iPad を使い、お客様ごとの受付ルールに柔軟に対応しながら、簡単に受付業務をシステム化します。
訪問者は、受付のタブレット画面の指示に従ってタッチしていくだけで、簡単に担当者を呼び出すことができます。事前に発行されたQRコードや受付番号があれば、受付はさらに簡単に。
今回は、事前登録を使った受付の流れについて、もう少し詳しくご紹介します。
管理画面から受付予約、受付用QRコード受信
担当者は、ブラウザを使って管理画面から来訪予定を登録後、発行されたQRコードをメールで来訪予定者に送信します。テンプレートが用意されているので、簡単にメールを送ることができます。
QRコードのほか、受付番号の発行ができ、番号での受付にも対応し、予約情報は一覧管理できます。
また、Smart at reception は G Suite や Microsoft Office365 と連携しています。Googleカレンダーや Outlook で作成した会議通知を専用のメールアドレスに送ると、Smart at reception 内に来訪予定が作成され、QRコードが発行されます。あとは管理画面から来訪予定を登録したときと同じ手順で、訪問者にQRコード付きメールを送信できます。
訪問者はiPadにQRコードをかざすだけで受付完了
訪問者は、事前に送られたQRコードを受付の iPad にかざすだけで受付が完了します。内線電話を利用の場合は呼び出しボタンが iPad に表示され、受話器を取って押すだけで直接担当者と話すことができます。
また、メールや LINE WORKS、Slack、Chatwork といったチャットツールへの通知を使えば、担当者が席を離れていても、到着を知らせることができます。
直接担当者を呼び出すことができ、取次ぎの手間を省けます。また、受付は自動的に記録されるので、訪問者が台帳に記入する手間も省きます。
訪問後の退館処理も簡単
面会が終了したら、受付担当者がメールやブラウザから退館処理を行います。退出日時が自動で記録されます。
Smart at reception はQRコードを使って、受付のほか入退出管理も楽に行えます。無人受付だけでなく、有人受付システムとしてもご利用いただいています。
導入事例はこちらを参照ください。
https://smartat.jp/news/example.php
iPad 無人受付システム Smart at reception
https://smartat.jp/reception/
