建設・製造・不動産業・デザイン事務所で活用できる!kintone×Box連携プラグイン

こんにちは。M-SOLUTIONSのふかちゃんです。M-SOLぷらぐぶろぐをお届けいたします。 第7回目の内容はkintoneとBox連携です。

Boxとは?

Boxは企業向けのクラウドストレージサービスです。クラウド上にデータを保存するため、いつでも、どこからでも、アクセスでき、自動でファイルがバックアップされ、さらに複数人での共同作業にも向いています。

kintoneとBoxを連携させました!

M-SOLUTIONSは、そのBoxとkintoneをシームレスに連携するためのプラグインを開発しました。連携イメージは下図の通りです。

このプラグインでkintoneの単独利用では解決できなかった課題が、
Boxによって解決できるようになりました。

解決できる課題は3つです。

  • 大容量ファイルの格納ができる
  • ファイルをWebでプレビュー表示できる
  • スムーズに製品間連携ができる

大容量ファイルの格納ができる

kintoneにはデータ容量の上限があります。データ上限はご契約ユーザー数*5GBです。つまり10ユーザーでkintoneを契約すると、50GBのデータ容量が使えます。業務のやりとりでkintoneを利用する場合は、気にする必要はありません。しかし、大容量ファイルを扱う場合、この容量では足りません。
そこでBoxです。Boxはストレージサービスで大容量ファイルを格納することができます。ファイルをBoxにアップロードし、業務のやりとりはkintoneで行うように役割分担すれば、データ容量を気にせず、kintoneを使うことできます。非常に便利です。

添付ファイルをWebでプレビュー表示できる

kintoneには、添付ファイルをアップロードすることができます。しかし、プレビュー表示できるのが、Jpegとpng形式のものだけになります。MicrosoftのOffice製品(Word、Excel、PowerPointなど)やPDFはプレビューできません。一方、Boxではファイルのプレビュー表示ができます。そのため、その機能を利用することで、kintone側でもファイルのプレビュー表示が実現できます。

スムーズに製品間連携ができる。

上記のようにkintoneとBoxを合わせて使えば、kintoneの足りないところをBoxが補うことできます。しかし、2つの製品を行き来して利用するのは手間ですよね。そこでBox連携プラグインです。Box連携プラグインを利用すると、kintoneとBoxをシームレスに連携することができるんです。

シームレスなポイントも3つ挙げておきます。

  • 詳細画面にファイルを表示
  • 自動でフォルダ生成
  • 簡単認証の仕組み

詳細画面にファイルを表示

最初に掲載した図のように、Box連携プラグインを利用すると、kintoneのレコード詳細画面にBoxのフォルダを表示することができます。この仕組みによって、kintoneの使い勝手をそのままに大容量ファイルを管理したり、ファイルのプレビュー表示を実現することができます。

自動でフォルダ生成

Box連携プラグインを利用すると、kintoneにレコード登録したタイミングで、Box側に新規フォルダを作成することができます。プラグインを利用していないと、kintoneでレコード登録したら、Boxにフォルダを作成して、ファイルをアップロードする必要があります。これは、かなり手間です。プラグインを導入することで、このフォルダ作成が便利になります。

簡単認証の仕組み

kintoneとBoxは別々のクラウドサービスです。そのため、ログインIDとパスワードは別々です。利用するためには、両方のサービスの認証をしなければなりません。だからといって、別々でログインするのは手間ですよね?Box連携プラグインでは、kintone側でBoxを認証するための仕組みを用意しました。わざわざ、サービスを行ったり来たりしないで、利用の流れにそって、ログイン認証ができます。

どんなシーンで使えるの?

様々なシーンで利用できます。その中でも特に建設、製造、不動産、デザイン事務所などの業界で利用しやすいのではないでしょうか?

建設

建築業は、図面データや、建築するための手続きのための書類が多い業種です。kintoneとBoxを連携させれば、現場の情報を集約して管理することができます。

製造業

製造業は、自社製品のドキュメント管理が必要です。kintoneには商品情報の概要を入力し、詳細のドキュメントはBox側に保存をするという運用が可能です。

不動産業

不動産業は、不動産の図面や資料を多く管理しています。また契約書の数量も多いので、Boxと連携させると管理しやすいです。

デザイン事務所

デザイン事務所は、設計のプロジェクトの管理と図面データやCADデータなど大容量ファイルの管理が必要です。Box連携プラグインを使えば、業務が管理しやすくなります。

いかがでしたでしょうか。Boxと連携することで、kintoneがカバーできる範囲は広がります。Boxとkintoneを導入している企業様はもちろん、これから検討される方もぜひ、このBox連携をご検討ください!

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