【kintoneセミナー】老舗パートナー企業が語る。業務改善につながるkintoneの活用方法

先日実施された「Cybozu Days 2018 Tokyo」において
弊社取締役も登壇した株式会社ジョイゾー様のセッション
老舗パートナー企業が語る。業務改善につながるkintoneの活用方法」。

短時間にも関わらず、大変濃密な内容で会場は大勢のお客様で賑わいました。
今回は、本セッションの内容を惜しみなく公開させていただきます!

登壇者紹介:
株式会社ジョイゾー 代表取締役社長 四宮 靖隆 様(以下「ジョイゾー」)
M-SOLUTIONS株式会社 取締役CSO 植草学(以下「MSOL」)
株式会社コラボスタイル 代表取締役社長 松本洋介 様(以下「コラボ」)

進行役:
株式会社ジョイゾー 四宮琴絵 様(以下「進行」)

【kintoneを利用した業務改善について】

進行
まず皆さんの企業でどういったサービスをやっているのかと
これまでの経験から業務改善の勘どころやkintoneの良いところを教えてもらえますか?

ジョイゾー
ジョイゾーでは主に「システム39」という対面型の開発をやっています。
定額39万円、4回の打ち合わせでの納品という短納期でのシステム開発です。
お客様の業務課題に最適なシステムを、お話を聞きながらその場でkintoneで開発し、ご提案をします。お客様は中小企業や大企業の一部門などが多いですね。

kintoneの良いところですが、わかりやすいところで言うとExcel上で管理している
顧客管理や問い合わせ管理などで社員数・案件数が増えて対応しきれなくなり
システム入れ替えを検討するとき、真っ先にハマるのがkintoneですね。

自分たちで構築することができますし、サイボウズの導入相談カフェや
システム39などの支援サービスが充実しているので導入しやすくなっていると思います。

MSOL
うちは大規模開発が多いです。
最近だと建築会社のExcelやスクラッチで作った旧システムからの移行がありました。

kintoneに移行することで早く構築することができますね。
kintoneではフィールドが自由に増やせたり、権限管理ができます。
またプラグインもたくさん出ていますので、そういうサービスと組み合わせることで帳票がすぐ出せる・集計がすぐできるなどのカスタマイズも簡単ですし
非常に良いプラットフォームですよね。

コラボ
私のところはワークフロー専門のメーカーです。
お客様からお声がけいただくときには具体的に
「kintoneでワークフローを回したいけどどうすればよいのか分からない」
「今は紙で申請フローを回しているがシステム化したい」等の相談があります。

お客様の業務改善にあたって我々がいつも提案で大事にしているのは
現実的なところから始めましょうということですね。

業務改善したい人というのは現場にも経営者にもいますが、
進めようと思っても社内に抵抗勢力ってありますよね。
紙で行われている業務を全部システム化できれば良いですが、
みんなが幸せになる簡単なところから提案するようにしています。

【具体的な業務改善の事例】

進行
業務改善と一口に言っていますが、具体的にどのような事例がありましたか?
ジョイゾーの事例「ホームライフ株式会社」様の事例はどのようなポイントでしたしょうか。

ジョイゾー
ホームライフ様の業務は、先ほどもお話したExcel管理でした。
本店・支店などいろいろな拠点でExcelを重複管理していたので
当たり前のように転記漏れや誤入力が発生していました。

また何が新しい情報なのか分からず、顧客から問い合わせがあっても
必要な情報を探すのにものすごく時間がかかっていました。
それを今回kintoneの導入に伴って、一元管理できるようにしました。

とにかく必要な情報はすべてkintoneに入れる。kintoneがすべて正しい情報ですよ
と周知し、社員の皆さんはkintoneを見れば正しい情報があるんだと分かるようになりました。
対応スピードが上がりましたし、本店・支店間のコミュニケーションを図ることで
コミュニケーションコストが下がっていくといった効果もありました。

進行
業務効率をアップしたことによって顧客満足度も上がったんですよね。

ジョイゾー
そうですね。ポイントは業務改善したことによって現場の士気が上がり
想定していなかった効果が見えたというところが大きいですね。
このお客様はシステム39での対面開発が終わったあとも自分たちで
アプリをどんどん作ることで改善を継続している事例となりますね。

進行
続いてMSOLさん、「株式会社ジーベックテクノロジー」様の事例はどうでしょうか。

MSOL
はい。この会社は自分たちでアプリを作ることができていたので、我々の
アドバイザリ」というサービスを契約いただきました。
「アドバイザリ」は家庭教師のように寄り添って「このアプリはこう直したほうがいいですよ」といった工程を1ヶ月行います。

どうしてもカスタマイズ開発しなければいけないポイントは定額開発サービスで3ヶ月間カスタマイズをして、その後またアドバイザリを3ヶ月やってフォローさせていただいた事例ですね。

こういうふうにできる部分はお客様自身でアプリ作成いただくことで、開発費用も安く自分たちの立ち上がりが早くなる、といった事例も増えてきています。
我々はSIerですが、「SIerに頼らないで自分たち作る」ことで
コストカットできて最適なカスタマイズとなりますよね。

この会社さんがすごいのは、プラグインや連携ツールをいろんな会社から調達していて、ライセンスはまた別の企業から購入し、困ったことはMSOLに相談といったフローにしていました。
うまく組み合わせることで開発効率があがるといういい事例です。

進行
これはエコシステムの縮図ですね!パートナー企業がたくさんいる中、いろいろな企業のよいものを一緒に使ってくれるというのはとてもありがたいですね。

MSOL
そうですね。これはkintoneというプラットフォームだからこそできる技ですね。
うちは簡単に検索ができる「検索拡張プラグイン」というものを出していますが、
プラグインの良いところは、自分たちで設定ができるので
設定すれば2つ・3つとアプリが増えても自分たちで完結するところですよね。

これまでだとアプリが増えるごとにSIerに開発を依頼してコストがかかっていたところが、自分たちでできるようになるというのが良いですね。

進行
プラグインはたくさん出ていますが、いくつも使い回せるというのがメリットですね。
コタボスタイルさんの「BEENOS株式会社」様はいかがですか。

コラボ
この会社はもともとGaroonで契約書申請フローを回していて、台帳管理はExcelで行っていました。
業務が煩雑なので、Excelをkintoneに移行されようとしていました。

ところが進めてみたらGaroonとkintoneの連携がうまくいかず煩雑な手入力が残ってしまった。
カスタマイズできなくはないが開発コストは掛かるし本当にやりたいことは実現できなかったんですね。そこでコラボフローを使って実現しました。

コラボフローというのは誰でも操作しやすいExcelのようなUI(罫線をひいたりフォントをかえたり)で契約書を作成して申請フローを回すことが可能です。
そして一連プロセスをまとめて業務フロー化、最終的にkintoneの契約管理アプリにデータ投入する仕組みにしました。

ジョイゾーさんもおっしゃっていましたが、管理すべきすべての情報を
kintoneに集約すること、それを徹底することが業務改善のためのポイントですね。

進行
ありがとうございます。三者三様の業務改善ポイントがありました。
皆様、普段お客様に提案する際にどういうことを気をつけていますか?

【kintone開発を提案する際のポイント】

ジョイゾー
機能目線で話をしないことを一番気をつけています。
お客様が何に困っていて、どういう解決策が一番適しているのか
という視点から、どこをシステム化すればどう助けられるかを検討し、
その上で初めてじゃあどういう機能ですね、という進め方ですね。

「この機能がほしい」「この機能があれば助かる」といったお客様の要望には
あえてストップをかけています。

MSOL
うちも言われたとおりには提案しないですね。

MSOLは「価値」を提供しています。
SI案件でよくあるのは、工数・単価を出してコストを出すと思いますが、うちは工数を一切出さないです。なぜならお客様がほしいのはシステムや改善要望に対する答え。

であれば、機能ごとに金額を出して、お客さんには予算にあったチョイスをしてもらうようにすることで「これなんでこんなに人月高いんですか?」と言われなくてよいですし。うち高いんですよ(笑)

コストに対してバリューがあえばいいですよね。業務が改善されたという結果が大事ですよね。価値はお客さんが決めるもので、予算があわなければ機能ごとに削除していくこともできます。

コラボ
おっしゃる通りでうちも機能ではなく業務改善目線で提案するようにしています。
何でも一緒だと思います。目先の魅せ方を考えるのではなく何を伝えたいかが重要ですよね。社内でも社外でも家庭でも、何を伝えたいのかが大事。

業務改善でいうと、なんの業務改善をしたいのか、目的は何なのかを掘り下げて聞いて
うちの場合それがワークフロー部分であればお助けできますし、そうでないところは
kintoneがかなり吸収してくれますし。kintone機能の提案面ではここにいる
強い仲間たちが提案してくださるので。

進行
せっかくのエコシステムなので、kintoneを使うことを前提に
どういったことができるんだろうと考えるのがみんな幸せかと思います。

【kintoneに合う業務、合わない業務】

進行
kintoneは便利とは言え、合う業務合わない業務ってあるんじゃないかと
思いますが、いかがですか?時間もなくなってきたので一言ずつお願いします。

コラボ
それはもうワークフローでしょう(笑)
kintone標準ワークフローはなかなか業務に合わないので、ワークフローならコラボフローですね。

MSOL
大量データ・大量ユーザーはやっぱり合わないかなぁと思いますね。

ジョイゾー
UIにこだわりすぎるような業務は合わないですね。これkintoneじゃないでしょ、みたいなね。

MSOL
ああ出た、カスタマイズしまくるやつね(笑)

進行
基本機能でkintoneの良さを活かしつつ、本当に必要なところを開発なり、プラグインなり、機能拡張していくのが使い勝手が良いってことですよね、皆さん。

全員
そうですね。

進行
ありがとうございます。
それではお時間になりましたので「老舗パートナー企業が語る。業務改善につながるkintoneの活用方法」を
終了したいと思います。皆様、ご清聴ありがとうございました。