建設・製造・不動産業・デザイン事務所で活用できる!kintone×Box連携プラグイン

こんにちは。M-SOLUTIONSのふかちゃんです。M-SOLぷらぐぶろぐをお届けいたします。 第7回目の内容はkintoneとBox連携です。

Boxとは?

Boxは企業向けのクラウドストレージサービスです。クラウド上にデータを保存するため、いつでも、どこからでも、アクセスでき、自動でファイルがバックアップされ、さらに複数人での共同作業にも向いています。

kintoneとBoxを連携させました!

M-SOLUTIONSは、そのBoxとkintoneをシームレスに連携するためのプラグインを開発しました。連携イメージは下図の通りです。

このプラグインでkintoneの単独利用では解決できなかった課題が、
Boxによって解決できるようになりました。

解決できる課題は3つです。

  • 大容量ファイルの格納ができる
  • ファイルをWebでプレビュー表示できる
  • スムーズに製品間連携ができる

大容量ファイルの格納ができる

kintoneにはデータ容量の上限があります。データ上限はご契約ユーザー数*5GBです。つまり10ユーザーでkintoneを契約すると、50GBのデータ容量が使えます。業務のやりとりでkintoneを利用する場合は、気にする必要はありません。しかし、大容量ファイルを扱う場合、この容量では足りません。
そこでBoxです。Boxはストレージサービスで大容量ファイルを格納することができます。ファイルをBoxにアップロードし、業務のやりとりはkintoneで行うように役割分担すれば、データ容量を気にせず、kintoneを使うことできます。非常に便利です。

添付ファイルをWebでプレビュー表示できる

kintoneには、添付ファイルをアップロードすることができます。しかし、プレビュー表示できるのが、Jpegとpng形式のものだけになります。MicrosoftのOffice製品(Word、Excel、PowerPointなど)やPDFはプレビューできません。一方、Boxではファイルのプレビュー表示ができます。そのため、その機能を利用することで、kintone側でもファイルのプレビュー表示が実現できます。

スムーズに製品間連携ができる。

上記のようにkintoneとBoxを合わせて使えば、kintoneの足りないところをBoxが補うことできます。しかし、2つの製品を行き来して利用するのは手間ですよね。そこでBox連携プラグインです。Box連携プラグインを利用すると、kintoneとBoxをシームレスに連携することができるんです。

シームレスなポイントも3つ挙げておきます。

  • 詳細画面にファイルを表示
  • 自動でフォルダ生成
  • 簡単認証の仕組み

詳細画面にファイルを表示

最初に掲載した図のように、Box連携プラグインを利用すると、kintoneのレコード詳細画面にBoxのフォルダを表示することができます。この仕組みによって、kintoneの使い勝手をそのままに大容量ファイルを管理したり、ファイルのプレビュー表示を実現することができます。

自動でフォルダ生成

Box連携プラグインを利用すると、kintoneにレコード登録したタイミングで、Box側に新規フォルダを作成することができます。プラグインを利用していないと、kintoneでレコード登録したら、Boxにフォルダを作成して、ファイルをアップロードする必要があります。これは、かなり手間です。プラグインを導入することで、このフォルダ作成が便利になります。

簡単認証の仕組み

kintoneとBoxは別々のクラウドサービスです。そのため、ログインIDとパスワードは別々です。利用するためには、両方のサービスの認証をしなければなりません。だからといって、別々でログインするのは手間ですよね?Box連携プラグインでは、kintone側でBoxを認証するための仕組みを用意しました。わざわざ、サービスを行ったり来たりしないで、利用の流れにそって、ログイン認証ができます。

どんなシーンで使えるの?

様々なシーンで利用できます。その中でも特に建設、製造、不動産、デザイン事務所などの業界で利用しやすいのではないでしょうか?

建設

建築業は、図面データや、建築するための手続きのための書類が多い業種です。kintoneとBoxを連携させれば、現場の情報を集約して管理することができます。

製造業

製造業は、自社製品のドキュメント管理が必要です。kintoneには商品情報の概要を入力し、詳細のドキュメントはBox側に保存をするという運用が可能です。

不動産業

不動産業は、不動産の図面や資料を多く管理しています。また契約書の数量も多いので、Boxと連携させると管理しやすいです。

デザイン事務所

デザイン事務所は、設計のプロジェクトの管理と図面データやCADデータなど大容量ファイルの管理が必要です。Box連携プラグインを使えば、業務が管理しやすくなります。

いかがでしたでしょうか。Boxと連携することで、kintoneがカバーできる範囲は広がります。Boxとkintoneを導入している企業様はもちろん、これから検討される方もぜひ、このBox連携をご検討ください!

kintone・Box連携についてのお問合せはこちら

キントーンでグループウェアを作ろう!

みなさんこんにちは。M-SOLUTIONSのふかちゃんです。M-SOLのぷらぐぶろぐの第2回目をお送りいたします。今回のテーマはkintone de グループウェアです。

キントーンをグループウェアとして利用したい!

キントーンを利用しているけれど、まだグループウェアを導入していない。そんなキントーンユーザー様も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。グループウェアといえば、サイボウズさんがサイボウズ OfficeGaroonというグループウェアを提供しています。サイボウズさんが提供しているグループウェアを購入すれば、機能が揃っているので、すぐに情報共有を始めることができますし、非常に便利です。

しかし、キントーンを使っている方であれば、一度はこう考えるのではないでしょうか?

「キントーンでグループウェアができないのだろうか?」

実際に試してみると、たしかにキントーンは自由にアプリを作れますが、
グループウェアのスケジューラやファイル管理のような仕組みを作るのは、
難しいことが分かります。
しかし、実はプラグインを使うとある程度できてしまうのです。

プラグインでできるキントーングループウェア!

それではキントーンをグループウェア化してみましょう。グループウェアでよくある機能といえば、
次の機能だと思います。

・スケジューラ
・ファイル管理
・掲示板

これらの機能をキントーンとプラグインを使って実現します。

キントーンでスケジューラが使える、カレンダーPlus!

グループウェアの定番機能といえば、カレンダー機能です。グループメンバーのスケジュールが見れたり、スケジュールが見れたり、便利な機能ですよね。この機能はラジカルブリッジさんのカレンダーPlusというプラグインで実現することができます!

カレンダーPlusを設定したあとの画面はこちらです。

複数人の予定をカレンダー形式で表現できます。リソース管理機能もあるので、
施設や社用車など物の管理をすることもできます!
非常に便利ですし、お試しもできるので、一度は触ってみることをオススメします。

使い勝手はそのまま!でもクラウドでファイル管理!

グループウェアは情報共有のソフトウェアです。仕事でよく共有するものといえば、Excel、word、PDFなどのファイルデータです。キントーンには添付ファイル機能があるので、ファイル共有は簡単に行うことができます。しかし、画面が独特なので、ファイルサーバーでの管理になれているお客様は、慣れるのに時間がかかります。

そこで、M-SOLUTIONSのファイル管理プラグインです。

このプラグインを使えば、windowsのエクスプローラのような使い勝手で、キントーン上でファイル管理を行うことができます。ファイル管理プラグインの画面は次の通りです。

フォルダ階層を作ることができるので、ファイルの整理を行うことができます。

またファイルの一括アップロードができます。1ファイルが1レコードずつに分割されて登録されます。

フォルダ作成もユーザー側で作成することができるので、ファイルの整理もしやすいです。

キントーンの標準アプリではファイル管理がしづらいと思っている方はぜひこのファイル管理プラグインを試してみてください!

徹底した指示通達ができる!掲示板に効くプラグイン!

グループウェアのよくある機能の3つ目は、掲示板です。掲示板はキントーンでアプリを作ることで、ある程度は実現することができます。ただしっかりと通達をしたい場合は、次のプラグインを使うと更に便利になります。

既読チェックプラグインアクセスログプラグインです。こちらの二つを利用することで、指示通達を確実なものにします。
既読チェックプラグインを使うと、未開封の発信に色をつけることができます。

自分がまだ見ていないレコードを視覚的に認識することができる。

閲覧したら、通常の色に戻ります。これでユーザーが通達を確認しやすくなります。またアクセスログプラグインを設定すると、掲示板の通達の閲覧履歴を取ることができます。

アクセスログプラグインでアクセスログがアプリ上で確認できる。

キントーン、買切、一部機能で、グループウェアを検討している方はぜひプラグインで!

いかがでしたでしょうか。キントーンが段々とグループウェアに見えてきたのではないでしょうか。これらのプラグインは全て買切で購入することができますし、必要な機能だけプラグインを購入することができます。

・キントーン上でグループウェアを使いたい。
・買切でグループウェアを始めたい。
・一部の機能だけ情報共有を進めたい。

そんな方にはオススメです。各プラグインはすべてお試しもできますので、
ぜひ触ってみてくださいね!