こんにちは。M-SOLUTIONSのふかちゃんです。M-SOLぷらぐぶろぐをお届けいたします。 第7回目の内容はkintoneとBox連携です。
Boxとは？
Boxは企業向けのクラウドストレージサービスです。クラウド上にデータを保存するため、いつでも、どこからでも、アクセスでき、自動でファイルがバックアップされ、さらに複数人での共同作業にも向いています。
kintoneとBoxを連携させました！
M-SOLUTIONSは、そのBoxとkintoneをシームレスに連携するためのプラグインを開発しました。連携イメージは下図の通りです。
このプラグインでkintoneの単独利用では解決できなかった課題が、
Boxによって解決できるようになりました。
解決できる課題は３つです。
- 大容量ファイルの格納ができる
- ファイルをWebでプレビュー表示できる
- スムーズに製品間連携ができる
大容量ファイルの格納ができる
kintoneにはデータ容量の上限があります。データ上限はご契約ユーザー数*5GBです。つまり10ユーザーでkintoneを契約すると、50GBのデータ容量が使えます。業務のやりとりでkintoneを利用する場合は、気にする必要はありません。しかし、大容量ファイルを扱う場合、この容量では足りません。
そこでBoxです。Boxはストレージサービスで大容量ファイルを格納することができます。ファイルをBoxにアップロードし、業務のやりとりはkintoneで行うように役割分担すれば、データ容量を気にせず、kintoneを使うことできます。非常に便利です。
添付ファイルをWebでプレビュー表示できる
kintoneには、添付ファイルをアップロードすることができます。しかし、プレビュー表示できるのが、Jpegとpng形式のものだけになります。MicrosoftのOffice製品（Word、Excel、PowerPointなど）やPDFはプレビューできません。一方、Boxではファイルのプレビュー表示ができます。そのため、その機能を利用することで、kintone側でもファイルのプレビュー表示が実現できます。
スムーズに製品間連携ができる。
上記のようにkintoneとBoxを合わせて使えば、kintoneの足りないところをBoxが補うことできます。しかし、２つの製品を行き来して利用するのは手間ですよね。そこでBox連携プラグインです。Box連携プラグインを利用すると、kintoneとBoxをシームレスに連携することができるんです。
シームレスなポイントも３つ挙げておきます。
- 詳細画面にファイルを表示
- 自動でフォルダ生成
- 簡単認証の仕組み
詳細画面にファイルを表示
最初に掲載した図のように、Box連携プラグインを利用すると、kintoneのレコード詳細画面にBoxのフォルダを表示することができます。この仕組みによって、kintoneの使い勝手をそのままに大容量ファイルを管理したり、ファイルのプレビュー表示を実現することができます。
自動でフォルダ生成
Box連携プラグインを利用すると、kintoneにレコード登録したタイミングで、Box側に新規フォルダを作成することができます。プラグインを利用していないと、kintoneでレコード登録したら、Boxにフォルダを作成して、ファイルをアップロードする必要があります。これは、かなり手間です。プラグインを導入することで、このフォルダ作成が便利になります。
簡単認証の仕組み
kintoneとBoxは別々のクラウドサービスです。そのため、ログインIDとパスワードは別々です。利用するためには、両方のサービスの認証をしなければなりません。だからといって、別々でログインするのは手間ですよね？Box連携プラグインでは、kintone側でBoxを認証するための仕組みを用意しました。わざわざ、サービスを行ったり来たりしないで、利用の流れにそって、ログイン認証ができます。
どんなシーンで使えるの？
様々なシーンで利用できます。その中でも特に建設、製造、不動産、デザイン事務所などの業界で利用しやすいのではないでしょうか？
建設
建築業は、図面データや、建築するための手続きのための書類が多い業種です。kintoneとBoxを連携させれば、現場の情報を集約して管理することができます。
製造業
製造業は、自社製品のドキュメント管理が必要です。kintoneには商品情報の概要を入力し、詳細のドキュメントはBox側に保存をするという運用が可能です。
不動産業
不動産業は、不動産の図面や資料を多く管理しています。また契約書の数量も多いので、Boxと連携させると管理しやすいです。
デザイン事務所
デザイン事務所は、設計のプロジェクトの管理と図面データやCADデータなど大容量ファイルの管理が必要です。Box連携プラグインを使えば、業務が管理しやすくなります。
いかがでしたでしょうか。Boxと連携することで、kintoneがカバーできる範囲は広がります。Boxとkintoneを導入している企業様はもちろん、これから検討される方もぜひ、このBox連携をご検討ください！
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